اسکنر اسناد اداری را باید قلب تپنده بخش بایگانی دیجیتالی هر سازمان دانست، زیرا نقش مهمی در سرعت، دقت و دسترسی آسان به اطلاعات دارد. زمانی که شما پرونده‌های کاغذی را به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌کنید، مهمترین مرحله در فرآیند بایگانی را انجام می‌دهید. هر چقدر این مرحله با سرعت، دقت و کیفیت بالاتری انجام شود، مواردی مانند امنیت، نظم و جست‌وجو اطلاعات نیز میسر می‌شوند. اهمیت اسکنر برای بایگانی اسناد زمانی است که بدانید این دستگاه پایه‌های اصلی موفقیت کسب‌وکار شما را بنا می‌کنند. اگر به دنبال خرید اسکنر اداری هستید و نمی‌دانید چه مدلی نیازهایتان را برآورده می‌کند، این مقاله را تا پایان بخوانید.
ویژگی‌های مهم اسکنر اسناد اداری
اگرچه بسیاری از کارهای روزانه دیجیتالی هستند، اما هنوز به طور کامل از کاغذ فاصله نگرفته‌ایم. صورتحساب‌ها، قراردادها، یادداشت‌های دست‌نویس و اسناد مهم اغلب به صورت فیزیکی ایجاد می‌شوند. یک اسکنر اسناد اداری می‌تواند با فراهم کردن امکان دیجیتالی کردن آسان مجموعه اسناد فیزیکی، یک دستگاه فوق‌العاده مفید برای شرکت شما باشد. برای این موضوع، ابتدا باید به سراغ ویژگی‌های مورد نیاز خود در یک اسکنر اداری بروید. در ادامه به این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:
سرعت اسکن
هیچکس وقت این را ندارد منتظر بماند تا یک سند اسکن شود. به‌همین‌دلیل است که وقتی صحبت از خرید اسکنر اداری می‌شود، سرعت اهمیت زیادی دارد. هر اسکنر یک ویژگی به نام صفحه در دقیقه (ppm) دارد که نشان‌دهنده سرعت اسکن کردن اسناد است. اگر مقدار عددی این ویژگی بالا باشد، یعنی اینکه سرعت اسکن بیشتر است. توجه داشته باشید که معمولاً دو عدد ppm، یکی برای اسکن سیاه و سفید و دیگری برای رنگی وجود دارد. از طرفی، سرعت اسکن با میزان رزولوشن رابطه مستقیم دارد. اگر وضوح تصویر را کم کنید، سرعت اسکن دستگاه بیشتر می‌شود.
رزولوشن اسکن
رزولوشن میزان وضوح تصویر را مشخص می‌کند که با واحد نقطه در اینچ (dpi) اندازه‌گیری می‌شود. هنگام انتخاب اسکنر اسناد اداری، وضوح حداقل 300 dpi را هدف قرار دهید، زیرا تعادل خوبی بین کیفیت تصویر و سرعت اسکن خواهد داشت؛ اما اگر سرعت اسکن برایتان مهمتر است و کیفیت تصویر در اولویت نیست، رزولوشن 150 dpi کمتر توصیه می‌شود؛ اما اگر تصاویر را نیز در کنار اسناد اسکن می کنید، وضوح ۶۰۰ dpi مناسب خواهد بود. نکته‌ای که هنگام اسکن باید در نظر داشته باشید، این است که وضوح بالا باعث می‌شود تا حجم فایل بیشتر شود و سرعت اسکن پایین بیاید.
اسکن دورو
اسکن دورو (Duplex) ویژگی است که هر دو طرف کاغذ را در یک زمان و بدون نیاز به برگرداندن اسکن می‌کند. اگر مرتباً با اسناد دورو مانند قراردادها، صورت‌های مالی یا مقالات دانشگاهی سروکار، این ویژگی مناسب شماست. اگر هم بیشتر اسناد یک‌رو مانند رسیدها یا عکس‌ها را اسکن می‌کنید و بودجه کافی برای خرید اسکنر اسناد اداری با ویژگی‌های متنوع را ندارید، این قابلیت ممکن است به دردتان نخورد. درحقیقت، اسکنرهای دورو معمولاً قیمت بالایی دارند، پس ابتدا نیازهای خود را در نظر بگیرید.
تغذیه کننده خودکار سند
تغذیه کننده خودکار سند (ADF) به شما امکان می‌دهد چندین صفحه را بدون دخالت دست اسکن کنید. این قابلیت قرار دادن هر صفحه به صورت تک تک را از بین می‌برد و فرآیند اسکن را خودکار می‌کند. این ویژگی به‌خصوص برای محیط‌های اداری با حجم کاری بالا مفید است، زیرا باعث صرفه‌جویی در زمان می‌شود. شایان ذکر است که اسکنرهای تخت این ویژگی را ندارند و شما باید هر سند را به‌صورت دستی روی سطح شیشه‌ای قرار دهید. پس اگر به این قابلیت نیاز دارید، بهتر است به سراغ اسکنر مناسب بروید.
تشخیص نوری کاراکتر
تشخیص نوری کاراکتر یا OCR فناوری است که اسناد اسکن شده را به محتوای قابل خواندن، قابل ویرایش و قابل جستجو تبدیل می‌کند. برای مثال، ممکن است بخواهید متن یک کتاب را به یک سند دیجیتالی مانند فایل ورد تبدیل کنید. تشخیص نوری کاراکتر این کار را برا شما انجام می‌دهد؛ بنابراین امکان تغییر متن یا جستجو برای پیدا کردن کلمات خاص، برایتان امکان‌پذیر می‌شود. اگر مرتباً با اسناد سنگین متنی کار می‌کنید، یک اسکنر با قابلیت‌های OCR می‌تواند روند کار شما را ساده کرده و مدیریت اسناد را بهبود بخشد.
معرفی انواع اسکنر اسناد اداری
زمانی که به دنبال بهترین اسکنر اسناد اداری هستید، انتخاب نوع دستگاه از نظر کیفیت خروجی و رفع نیازهای سازمانی اهمیت زیادی دارد. در ادامه به انواع اسکنر برای بایگانی اسناد اشاره می‌کنیم:
اسکنرهای اداری فلت‌بد
اسکنرهای فلت‌بد یا تخت (Flatbed) بسیار محبوب هستند، زیرا توانایی بالایی در اسکن فایل‌های کاغذی، کتاب‌ها و حتی عکس‌ها دارند. این دستگاه‌ها یک سطح شیشه‌ای دارند که شما باید کاغذ روی آن سطح قرار دهید تا فرآیند اسکن انجام شود. اگر با اسناد ظریف یا صحافی شده با رزولوشن بالا سروکار دارید، اسکنرهای فلت‌بد گزینه مناسبی برای شما هستند. با این حال، این دستگاه ها تنها یک صفحه را در یک زمان اسکن می‌کنند و برای کارها در حجم کم و متوسط کاربرد دارند.
اسکنرهای اداری شیت‌فد
اسکنرهای شیت‌فد (Sheetfed) برای سرعت و حجم کاری بالا ساخته شده‌اند. برخلاف مدل‌های فلت‌بد، دستگاه‌های شیت‌فد به‌طور خودکار برگه‌های کاغذ را جداگانه از طریق یک فیدر (تغذیه‌کننده) به داخل می‌کشند. با این کار، امکان اسکن دسته‌های اسناد فراهم می‌کند. بسیاری از اسکنرهای شیت‌فد از قابلیت اسکن دورو پشتیبانی می‌کنند. همین موضوع، سرعت کار را افزایش می‌دهد. پس اگر حجم کاری شما در بخش حسابداری، منابع انسانی و بایگانی بالاست، مدل‌های شیت‌فد را انتخاب کنید.
اسکنرهای اداری قابل حمل
اسکنرهای قابل حمل (Portable) سبک و کوچک هستند و اغلب با USB یا باتری کار می‌کنند. این دستگاه‌ها برای کسانی از راه دور کار می‌کنند یا مرتبا در رفت‌وآمد هستند، گزینه خوبی خواهند بود. با اینکه اندازه این اسکنرها کوچک است، اما بسته به برند و ویژگی‌ها، اغلب کیفیت خروجی خوبی دارند. این دستگاه‌ها برای دیجیتالی کردن رسیدها، کارت‌های ویزیت یا اسناد امضا شده کاربرد دارند. اگر حجم کاری کمی دارید یا مدام دستگاه را حمل می‌کنید، اسکنرهای قابل حمل همان چیزی هستند که نیاز دارید.
بررسی برندهای مطرح اسکنر برای بایگانی اسناد
در جدول زیر می‌توانید برندهای مختلف را ببینید. برای هر برند اسکنر اسناد اداری نیز مدل‌های معروف، نقاط قوت، کاربرد و محدوده بودجه قید شده‌اند.
| برند | مدل‌های معروف | نقاط قوت اصلی | مناسب برای | محدوده بودجه |
| فوجیتسو | ScanSnap iX1600 و fi-7160 | سرعت بالا، تغذیه خودکار قدرتمند، دوام عالی | بایگانی حرفه‌ای با کارها با حجم بالا | بالا |
| کانن | imageFORMULA DR-C240 و R40 | کیفیت تصویر عالی، طراحی جمع‌وجور | دفاتر کوچک و متوسط | متوسط تا بالا |
| اپسون | WorkForce ES-500W و DS-530 | اتصال بی‌سیم، نرم‌افزار قوی، صرفه‌جویی انرژی | بایگانی اداری و خانگی | متوسط |
| برادر | ADS-2700W و ADS-2200 | قیمت مناسب، نصب ساده، اسکن دوطرفه سریع | استفاده روزمره اداری | متوسط تا اقتصادی |
| اچ‌پی | ScanJet Pro 3000 s4 و N9120fn | کیفیت ساخت خوب، پشتیبانی فنی قوی | دفاتر دولتی و سازمان‌ها | متوسط تا بالا |
| کداک | i2000، i2600 و i3600 | طراحی ساده، مقرون‌به‌صرفه، مناسب برای بایگانی | بایگانی سنگین و حرفه‌ای | متوسط تا بالا |
نکته: اگر حجم کاری بالایی دارید و به دنبال دستگاه‌های پیشرفته با قابلیت‌های متعدد هستید، برندهایی مانند کداک، فوجیتسو و اچ‌پی گزینه‌های بهتری هستند.
نکات مهم در انتخاب بهترین اسکنر اسناد اداری
توصیه می‌کنیم به چند نکته مهم زیر در زمان خرید اسکنر اداری توجه کنید:
- نوع سند (متنی یا تصویری): اگر بیشتر با اسناد متنی سروکار دارید، به سراغ دستگاهی با سرعت بالا و ویژگی‌هایی مانند OCR بروید؛ اما برای اسناد تصویری یا گرافیکی، رزولوشن بالا و دقت رنگ را در اولویت قرار دهید.
- رنگی یا سیاه و سفید بودن اسناد: اگر اسناد رنگی زیادی دارید، پس اسکنرهای رنگی را انتخاب کنید. از طرفی، برای اسناد متنی سیاه و سفید، مدل‌های معمولی را در نظر بگیرید.
- تعیین حجم کاری روزانه: اگر حجم کاری شما در روز بیش از ۵۰۰ صفحه است، به اسکنرهایی با قابلیت‌های تغذیه خودکار کاغذ و اسکن دورو نیاز خواهید داشت؛ اما برای حجم کاری پایین، مدل‌های خانگی بهتر هستند.
- نوع اتصال (USB، شبکه، وای‌فای): نوع اتصال به حجم کار و فضای شما بستگی دارد. اتصال شبکه یا وای فای برای دفاتر بزرگ گزینه بهتری هستند، اما اتصال USB برای شرکت‌های کوچک و کاربردهای خانگی عالی خواهند بود.
- اندازه دستگاه و طراحی: اگر فضای محدودی دارید، مدل‌های کوچک یا قابل حمل را در نظر بگیرید. اگر به سبک طراحی و رنگ دستگاه اهمیت می‌دهید، مدلی را انتخاب کنید که مطابق با سبک دکوراسیون داخلی اداره یا منزل شما باشد.
- قابلیت پشتیبانی از اندازه‌های مختلف کاغذ: اگر انواع اسناد A3، A4، A5، رسیدها یا کارت‌های شناسایی را اسکن می‌کنید، مطمئن شوید که دستگاه مورد نظرتان این قابلیت مهم را دارد.
- قیمت اسکنر اسناد اداری و گارانتی: تنوع اسکنرهای اسناد اداری بالاست و دست شما برای انتخاب محصول مناسب است. پس به بودجه و نیازهای خود توجه کنید. همچنین داشتن گارانتی معتبر، اطمینان از خرید را بالا می‌برد.
خرید اسکنر اسناد اداری از یگانه کالا
پیدا کردن یک فروشگاه مطمئن که محصولات اصل عرضه می‌کند و خدمات پس از فروش قوی دارد، اطمینان از خرید و استفاده از دستگاه در طولانی‌مدت را افزایش می‌دهد. فروشگاه «یگانه کالا» اینجاست تا به شما در انتخاب اسکنرها از برندهای معتبر با خدمات منحصر‌به‌فرد کمک کند. شما می‌توانید اسکنر اسناد اداری مناسب را به صورت اورجینال با گارانتی معتبر و ضمانت اصالت کالا از ما خریداری کنید. برای مشاهده محصولات جدید و کالاهای تخفیف خورده، از صفحه اصلی یگانه کالا دیدن کنید. همچنین تیم پشتیبانی ما به شما قبل از خرید، مشاوره رایگان می‌دهد. برای ارتباط با ما، از طریق شماره 02122466748 در تماس باشید.
سوالات متداول
چه تفاوتی بین اسکنرهای فلت‌بد و شیت‌فد وجود دارد؟
اسکنرهای فلت‌بد برای اسناد تک صفحه‌ای، کتاب یا عکس مناسب هستند، اما مدل‌های شیت‌فد قابلیت اسکن چندین صفحه به صورت خودکار و پی در پی را دارند.
برای اسکن بیش از هزار صفحه در روز، چه ویژگی‌هایی مهم هستند؟
اسکنرهای حرفه‌ای با قابلیت تغذیه خودکار کاغذ، اسکن دورو و سرعت بالا (حداقل ۶۰ صفحه در دقیقه) را در نظر گرفت.
آیا همه اسکنرهای اسناد اداری قابلیت تشخیص متن (OCR) دارند؟
خیر، همه اسکنرها به صورت پیش‌فرض قابلیت OCR را ندارند. این قابلیت معمولاً در نرم‌افزار همراه اسکنر وجود دارد.
