آیا با کلی اسناد اداری سروکار دارید و در آرشیو کردن آنها به چالش خورده‌اید؟ انتخاب یک اسکنر آرشیو اسناد می‌تواند کار شما را راحت کند. این دستگاه توانایی بالایی در اسکن حجم زیادی از اسناد دارد و به شما امکان می‌دهد تا مدارک مختلف را با حفظ کیفیت و بدون آسیب دیجیتال‌سازی کنید. پس اگر به فکر خرید اسکنر بایگانی هستید، ما در این بررسی به شما کمک می‌کنیم تا محصول مناسب نیازهای خود را تهیه کنید.
اسکنر آرشیو اسناد چیست؟
اسکنر آرشیو اسناد (Document Archive Scanner) دستگاهی است که به‌طور خاص برای دیجیتالی کردن حجم زیادی از اسناد کاغذی استفاده می‌شود. این دستگاه به هدف بایگانی انواع اسناد و مدارک از جمله قراردادها، فاکتورها، فرم‌های قدیمی یا پرونده‌های حقوقی ساخته شده است. این اسکنر برخلاف مدل های معمولی، قابلیت‌های ویژه‌ای برای اسکن سریع و با دقت اسناد اداری دارد.
ویژگی‌های اسکنر آرشیو اسناد
برای اینکه بتوانید یک اسکنر حرفه‌ای اسناد برای بایگانی تهیه کنید، بهتر است ویژگی‌های اساسی دستگاه مورد نظرتان را بشناسید. در ادامه به این ویژگی‌ها اشاره می‌کنیم:
- تغذیه خودکار اسناد (ADF): این قابلیت امکان اسکن سریع و بدون دخالت دست را در اختیارتان می‌گذارد و فرآیند اسکن را به‌صورت اتوماتیک انجام می‌شود.
- اسکن دورو زن (Duplex): اسکن هم‌زمان دو طرف یک صفحه را انجام می‌دهد، بدون نیاز به این باشد که شما کاغذ را برگردانید تا طرف دیگرش نیز اسکن شود.
- قابلیت تشخیص متن (OCR): امکان تبدیل تصویر اسکن شده به متن را دارد، به این معنی که می‌توانید متن را در قالب ورد ویرایش کنید.
- پشتیبانی از فرمت‌های متنوع: امکان ذخیره اسناد اسکن‌شده در فرمت‌هایی مانند PDF، TIFF، JPEG یا حتی فایل‌های متنی، صوتی و ویدئویی را فراهم می‌کند.
- فناوری تصحیح خودکار تصویر: ویژگی‌هایی مانند حذف پس‌زمینه، صاف کردن صفحات کج، تنظیم نور و کنتراست خودکار را مدل‌های پیشرفته دارد.
- طول عمر بالا و کیفیت ساخت: این دستگاه برای استفاده طولانی‌مدت در کاربردهای بایگانی و سازمانی با بار کاری سنگین استفاده می‌شود.
- پشتیبانی از سایزهای مختلف کاغذ: قابلیت اسکن اسناد با اندازه‌های مختلف مانند A4، A3 و سایر موارد بسته به مدل و برند فراهم می‌کند.
کاربردهای اسکنر آرشیو اسناد
اسکنر بایگانی در سازمان‌ها، ادارات دولتی، بانک‌ها، دانشگاه‌ها، بیمارستان‌ها، کتابخانه‌ها، ادارات دولتی و شرکت‌های خصوصی به وفور مورد استفاده قرار می‌گیرد. یکی از مهم‌ترین کاربردهای این اسکنر، دیجیتالی‌سازی اسناد کاغذی برای کاهش فضای فیزیکی است. بسیاری از سازمان‌ها با حجم انبوهی از مدارک و اسناد دست‌و‌پنجه نرم می‌کنند و در نگهداری و ذخیره آنها مشکل دارند. همچنین بایگانی کردن فیزیکی نه تنها هزینه‌بر است، بلکه دسترسی به یک سند در یک تاریخ خاص دشوار و زمان‌بر خواهد بود.
با استفاده از اسکنرهای مخصوص بایگانی اسناد، مدارک به فایل‌های دیجیتالی تبدیل می‌شوند و در سیستم کامپیوتری نگهداری خواهند شد؛ بنابراین، امکان دسترسی به اسناد راحت است و می‌توان آنها به سرعت در سیستم پیدا کرد. از دیگر کاربردهای مهم این نوع اسکنرها، افزایش امنیت و پشتیبانی از اطلاعات است. اطلاعات حساس مانند پرونده‌های حقوقی، مدارک مالی، اسناد قدیمی و مدارک بیماران، باید به‌گونه‌ای نگهداری شوند که از دسترسی غیرمجاز، آتش سوزی، سرقت و سایر موارد در امان باشند.
تبدیل این اسناد به نسخه دیجیتال می‌تواند امنیت اسناد کاغذی را بالا ببرد. قرار دادن رمز عبور روی فایل‌ها، ایجاد نسخه‌های پشتیبان و مجاز کردن سطح دسترسی کاربران، از جمله کارهایی است که برای حفظ امنیت اسناد دیجیتالی شده انجام می‌شود. به‌همین‌دلیل، استفاده از اسکنر آرشیو اسناد می‌تواند یک تیر و چند نشان باشد و فرآیندهای بایگانی کردن اسناد شما از جهات مختلف بهبود دهد.
انواع اسکنر بایگانی اسناد
دو نوع اصلی از اسکنرهای آرشیو وجود دارند که در ادامه به آنها اشاره می‌کنیم:
۱. اسکنرهای فلت‌بد
اسکنرهای تخت یا فلت‌بد برای اسناد ظریف، شکننده یا صحافی شده مانند کتاب، عکس یا اوراق قدیمی کاربرد دارند. نحوه این کار به این صورت است که شما یک سند خاص را رو به پایین روی سطح شیشه‌ای قرار می‌دهید و اسکنر بدون هیچ گونه حرکتی از سند تصویری می‌کند. این اسکنرها در مدل‌های مختلف موجود هستند و معمولاً در کتابخانه‌ها، ادارات و مؤسسات بایگانی یا حجم کاری متوسط قابل استفاده هستند؛ بدین دلیل که سرعت اسکن در اسکنر فلت‌بد نسبتاً کند است و برای کاربردهای با حجم زیادی مناسب نیستند.
۲. اسکنرهای شیت‌فد
اسکنرهای شیت‌فد قابلیت تغذیه‌کننده خودکار اسناد (ADF) دارند؛ بنابراین برای حجم کاری سنگین مناسب هستند. این دستگاه‌ها، اسناد را به‌طور خودکار به داخل می‌کشند و اسکن اسناد مختلف را در یک زمان مشخص انجام می‌دهند. این موضوع باعث می‌شود تا اسکنرهای شیت‌فد برای دفاتر اداری بزرگ، بایگانی‌ها و موسساتی مناسب هستند که به دیجیتالی کردن دسته‌های زیادی از اسناد کاغذی نیاز دارند. با‌این‌حال، اسکنر ADF شیت‌فد برای کاغذهای، قدیمی اسناد آسیب‌دیده یا صحافی شده مناسب نیست.
برندها و مدل‌های پرفروش اسکنر آرشیو اسناد
در جدول زیر می‌توانید برخی از مدل‌های پرفروش اسکنر بایگانی اسناد را مشاهده کنید:
| برند / مدل | سرعت اسکن (ppm) | ظرفیت ADF | دقت اپتیکال | چرخه روزانه |
| Kodak i2820 | 50 برگ در دقیقه | 75 برگ | 600 dpi | تا 6000 برگ در روز |
| Fujitsu fi‑7280 | 80 برگ در دقیقه | 80 برگ | 600 dpi | تا 6000 برگ در روز |
| Epson DS‑860 | 65 برگ در دقیقه | 80 برگ | 600 dpi | تا 7000 برگ در روز |
| Canon imageFORMULA DR‑C240 | 30 برگ در دقیقه | 60 برگ | 600 dpi | تا ۴۰۰۰ برگ در روز |
| HP ScanJet Enterprise Flow 5000 s4 | 50 برگ در دقیقه | 80 برگ | 600 dpi | تا 6000 برگ در روز |
نکات مهم در خرید اسکنر بایگانی
در زمان خرید اسکنر آرشیو اسناد، توصیه می‌کنیم به نکات مهم زیر توجه داشته باشید:
- نوع و برند اسکنر: انواع مختلفی از اسکنرها در بازار موجود هستند. مدل و برندی را انتخاب مطابق با بودجه و نیازهایتان فعلی و آینده‌تان باشد.
- سرعت اسکن: سرعت اسکن با واحد صفحه در دقیقه (ppm) سنجیده می‌شود. اگر حجم کارایی بالایی دارید، سرعت اسکن بیشتر را انتخاب کنید.
- رزولوشن اپتیکال: این معیار با dpi سنجیده می‌شود. برای بایگانی متون، وضوح 300 تا 600 DPI کافی خواهد بود؛ اما برای تصاویر به وضوح بیشتر نیاز دارید.
- ظرفیت تغذیه خودکار: اگر باید اسناد زیادی را روزانه اسکن کنید، دستگاه باید ADF با ظرفیت بالا داشته باشد. ظرفیت بین 50 تا 100 برگ توصیه می‌شود.
- فرمت و اندازه کاغذ: اگر با اندازه‌های مختلف کاغذ کار می‌کنید و باید آنها در فرمت‌های مختلف ذخیره کنید، مطمئن شوید که دستگاه از همه اینها پشتیبانی می‌کند.
- سازگاری نرم‌افزاری: اسکنر باید با سیستم‌عامل مورد نظر (ویندوز، مک یا لینوکس) و نرم‌افزارهای مدیریت اسناد سازگار باشد.
- قابلیت اتصال اسکنر: اتصالات مختلف از جمله اتصال USB، شبکه (Ethernet) یا بی‌سیم (Wi-Fi) را برای بهبود گردش کار در شرکت بررسی کنید.
- قیمت و گارانتی محصول: قیمت اسکنر آرشیو اسناد بسته به برند و مشخصات فنی تعیین می‌شود. همچنین گارانتی و خدمات پس از فروش شرکت را ارزیابی کنید.
خرید اسکنر آرشیو اسناد از فروشگاه اینترنتی یگانه کالا
برای خرید اسکنر بایگانی از برندها و مدل‌های مختلف، فروشگاه یگانه کالا را انتخاب کنید. تمامی محصولات ما با گارانتی یگانه سرویس و ضمانت اصالت کالا عرضه می‌شوند. شما می‌توانید انواع اسکنرهای موجود و تخفیف خورده را در صفحه اول فروشگاه یگانه کالا ببینید. همچنین برای کسب اطلاعات بیشتر و مشاوره رایگان، با شماره 02122466748 تماس بگیرید.
سوالات متداول
آیا اسکنر آرشیو اسناد می‌تواند حجم بالایی از کاغذ را به‌صورت خودکار اسکن کند؟
بله، بیشتر اسکنرهای بایگانی حرفه‌ای، از قابلیت تغذیه خودکار (ADF) با ظرفیت بالا و قابلیت اسکن دورو پشتیبانی می‌کنند.
چه رزولوشنی برای اسکن اسناد متنی مناسب است؟
برای اسناد متنی، رزولوشن 300 تا 400 dpi کافی و استاندارد است.
بهترین برندهای سازنده اسکنر آرشیو اسناد کدامند؟
برندهای معتبر بازار شامل کداک (Kodak)، فوجیتسو (Fujitsu)، کانن (Canon)، اچ پی (HP) و اپسون (Epson) هستند.
