اگر با حجم زیادی از اسناد کاغذی سروکار دارید، اسکنر بایگانی (دبیرخانه) تمامی نیازهایتان را برآورده می‌کند. این دستگاه با قابلیت اسکن سریع و دقیق اسناد و مدارک، امکان دیجیتالی‌سازی آرشیوهای کاغذی را فراهم می‌کند. شما با استفاده از اسکنر بایگانی اسناد می‌توانید فضای فیزیکی داخل سازمان خود را از مدارک کاغذی آزاد کنید و امنیت اطلاعات‌تان را بالا ببرید. با‌این‌حال، انتخاب یک دستگاه مناسب در میان هزاران محصول مختلف ممکن است سخت باشد؛ اما نگران نباشید! ما در این بررسی به شما کمک می‌کنیم تا اسکنر مناسب نیازهای خود را پیدا کنید.
اسکنر بایگانی اسناد چیست؟
اسکنر بایگانی (Archive Scanner) نوعی اسکنر اداری است که برای دیجیتالی کردن و نگهداری حجم زیادی از اسناد کاغذی استفاده می‌شود. برخلاف اسکنرهای خانگی و اداری معمولی، اسکنرهای بایگانی از ویژگی‌های پیشرفته بهره می‌برند و معمولاً در سطح حرفه‌ای کاربرد دارند. این دستگاه‌ها معمولاً توسط سازمان‌های دولتی، کتابخانه‌ها، شرکت‌های حقوقی، بیمارستان‌ها، دبیرخانه‌ها و شرکت‌های بزرگ استفاده می‌شوند. هدف از ساخت اسکنرهای بایگانی را باید در اسکن با سرعت بالا، ذخیره‌سازی طولانی‌مدت و بازیابی آسان اطلاعات دانست.
مزایای استفاده از اسکنر بایگانی مدارک
با استفاده از اسکنر آرشیو می‌توانید مزایای زیر را به دست آورید:
- صرفه‌جویی در فضا: این اسکنرها وظیفه دیجیتالی‌سازی اسناد کاغذی در حجم بالا را بر عهده دارند. این موضوع به شما امکان می‌دهد که هزاران فایل را به جای ذخیره فیزیکی، به صورت الکترونیکی در مکانی امن ذخیره کنند؛ بنابراین دیگر نیازی به به قفسه‌های بایگانی و اتاق‌های ذخیره‌سازی نیست.
- دسترسی سریع به اطلاعات: بایگانی‌های دیجیتال به شما در جستجوی سریع و راحت کمک می‌کنند. اگر بخواهید یک سند را از یک بایگانی بزرگ کاغذی پیدا کنید، زمان‌تان تلف می‌شود. شما تنها می‌توانید فایل مورد نظر را از سیستم کامپیوتری در عرض چند ثانیه جستجو کرده و پیدا کنید.
- افزایش امنیت اسناد: اسناد دیجیتالی شده را می‌توانید رمزگذاری کنید و دیگر نگران امنیت آنها نباشید. اگر آتش‌سوزی یا سرقت در شرکت رخ دهند، اسناد در خطر بیشتری قرار دارند. همچنین انتقال داده ها بسیار سادتر از حمل حجم زیادی از اسناد فیزیکی از مکانی به مکان دیگری است.
- کاهش فرسایش فیزیکی اسناد: دستکاری و استفاده منظم از اسناد کاغذی باعث خرابی زودهنگام آنها می‌شود؛ اما زمانی که سند را اسکن می‌کنید، تماس فیزیکی را محدود خواهید کرد. شما نسخه فیزیکی را حفظ می‌کنید و یک نسخه دیجیتالی نیز در سیستم کامپیوتری خود دارید که در هیچ زمان کیفیتش افت نمی‌کند.
کاربردهای اسکنر بایگانی
اسکنرهای بایگانی برای کارهای سنگین طراحی شده‌اند و می‌توانند برای کاربردهای زیر مناسب باشند:
| کاربرد | توضیحات |
| دیجیتالی‌سازی اسناد | تبدیل بایگانی‌های کاغذی قدیمی به فایل‌های دیجیتالی برای نگهداری و دسترسی آسان |
| بایگانی اسناد حقوقی | اسکن قراردادهای حقوقی، پرونده‌ها و اسناد دادگاهی با قابلیت جستجو و ذخیره‌سازی بلندمدت |
| مدیریت اسناد مالی | دیجیتالی کردن فاکتورها، رسیدها، صورت‌حساب‌ها و سوابق مالیاتی برای ساده‌سازی حسابرسی‌ها و گزارش‌دهی‌ها |
| اسکن سوابق پزشکی | تبدیل پرونده‌های بیمار، نتایج آزمایشگاه، نسخه‌ها و گزارش‌های تصویربرداری به پرونده‌های سلامت الکترونیکی |
| حفظ سوابق آموزشی | بایگانی رونوشت‌ها، پرونده‌های دانشجویی، مقالات تحقیقاتی و سوابق اداری برای بازیابی آسان‌تر |
| حفاظت از میراث فرهنگی | ایجاد نسخه‌های دیجیتال از آثار نوشتاری موزه‌ها، کتاب‌های نادر و دیگر اثرهای هنری فاخر و قدیمی |
| آرشیو اسناد دولتی | اسکن اسناد عمومی، مجوزها و پرونده‌های اداری برای نگهداری و ایجاد دولت الکترونیک |
ویژگی‌های مهم اسکنر بایگانی
در زمان خرید اسکنر بایگانی، توصیه می‌کنیم ویژگی‌های مهم این دستگاه را بشناسید تا در انتخاب خود موفق عمل کنید. در ادامه به مشخصات اصلی اسکنر آرشیو اشاره می‌کنیم:
سرعت اسکن بالا برای آرشیو اسناد
اسکنرهای بایگانی باید از پس حجم زیادی از اسناد برآیند، بنابراین به سرعت بالا نیاز دارند. داشتن سرعت 30 تا 50 صفحه در دقیقه (ppm) ضروری است، زیرا دستگاه بایگانی اسناد حقوقی، مالی یا تاریخی را بدون تاخیر انجام می‌دهد. این قابلیت به‌ویژه برای سازمان‌ها و شرکت‌هایی که روزانه با هزاران سند کاغذی دست‌وپنجه نرم می‌کنند، موضوع مهمی است.
اسکن با سرعت بالا هزینه‌های نیروی کار را کاهش می‌دهد، بهره‌وری را بیشتر می‌کند و زمان‌بندی اجرای پروژه را کوتاه می‌کند. همچنین این دستگاه‌ها اغلب از حسگرهای دورو بهره می‌برند که امکان اسکن همزمان هر دو طرف یک سند در یک زمان را دارند. این موضوع به تنهایی نیز سرعت اسکن کردن را افزایش می‌دهد.
ظرفیت بالای تغذیه‌کننده خودکار
یک اسکنر بایگانی معمولاً مجهز به تغذیه‌کننده خودکار اسناد (ADF) با ظرفیت بالاست. این قابلیت به شما کمک می‌کند تا حجم زیادی از اسناد را بدون قرار دادن تک به تک آنها در دستگاه، به صورت خودکار اسکن کنید. اسکنر خودش به تنهایی کاغذها را به داخل می‌کشد و فرآیند اسکن را انجام می‌دهد. توصیه می‌کنیم اسکنر با ظرفیت ADF از 100 تا 500 را انتخاب کنید.
تغذیه‌کننده خودکار اسناد به‌ویژه در سازمان‌های دولتی، کتابخانه‌ها و مراکز تحقیقاتی کاربرد زیادی دارد، زیرا این مکان‌ها با حجم گسترده‌ای از اسناد سروکار دارند. این ویژگی باعث صرفه‌جویی در زمان و کارهای دستی می‌شود. همچنین اسکنرهای حرفه‌ای یک مکانیسم تغذیه‌کننده پیشرفته برای جلوگیری از گیر کردن کاغذ دارند تا فرآیند اسکن کردن خیلی روان انجام شود.
دقت نوری بالا و کیفیت تصویر
کیفیت تصویر در اسکن بایگانی برای حفظ تمام جزئیات سند مهم است. داشتن رزولوشن حداقل 600 dpi به شما این تضمین را می‌دهد که متون ریز یا کمرنگ نیز با جزئیات کامل ثبت می‌شوند. دقت نوری و رزولوشن بالا به‌خصوص برای اسناد حقوقی، دولتی، پزشکی یا تاریخی اهمیت دوچندانی دارد.
اسکنرهای پیشرفته‌تر نیز قابلیت پردازش تصویر دارند که به شما امکان افزایش یا کاهش کنتراست و تشخیص خودکار رنگ را می‌دهند. با این کار می‌توانید سوابق دیجیتالی بسیار تمیز و خوانایی داشته باشید. درحقیقت، رزولوشن بالا می‌تواند استانداردهای حفظ کیفیت بایگانی را برآورده کند و حتی امکان تغییر در نرم‌افزارها را در اختیارتان بگذارد.
پشتیبانی از OCR و سازگاری با فرمت‌های استاندارد فایل
قابلیت تشخیص نوری کاراکتر (OCR) به شما کمک می‌کند تا یک متن تصویری را به یک سند قابل ویرایش تبدیل کنید؛ بدین معنی که سند می‌تواند در فرمت ورد آفیس قابل استفاده باشد؛ بنابراین تبدیل فایل‌ها با فرمت‌های PDF، TIFF یا JPEG به متن به راحتی امکان‌پذیر است. این موضوع باعث می‌شود آرشیو از نظر متنی قابل تغییر باشد.
اسکنر بایگانی شما بهتر است از اکثر فرمت‌های پرکاربرد پشتیبانی کند، زیرا ممکن است در یک زمان خاص به یکی از این فرمت‌ها نیاز پیدا کنید. همچنین، این ویژگی امکان برچسب‌گذاری و فهرست‌بندی اطلاعات دیجیتالی شده در کامپیوتر را ساده می‌کند. درنهایت، می‌توانید سند دیجیتالی خود را در پوشه با فرمت مورد نظر پیدا کنید.
قابلیت اسکن مداوم و طولانی‌مدت
آرشیو حجم زیادی از اسناد کاغذی اغلب هفته‌ها یا ماه‌ها طول می‌کشد. پس اسکنر شما باید برای انجام کارهای سنگین، قدرت و دوام بالایی داشته باشد. یک دستگاه با دوام اغلب از اجزای داخلی قوی و سیستم‌های مدیریت گرما بهره می‌برد. این اسکنر اغلب غلتک‌های قابل تعویض و مکانیسم‌های خود تمیزشونده دارند تا دوام طولانی‌مدت را تضمین کنند.
اسکنرهای بایگانی به گونه‌ای ساخته شده‌اند که در برابر استفاده مداوم ناشی از اسکن با حجم بالا مقاومت کنند. همچنین ویژگی‌های نرم‌افزاری خاصی نیز دارند. برای مثال، بعضی از دستگاه ها به طور خودکار بعد از اسکن در حجم بالا، استراحت می‌کنند (حالت خواب). سپس دوباره کار خود را از سر می‌گیرند. این ویژگی عمر دستگاه را افزایش می‌دهد.
بهترین برندهای اسکنر بایگانی
کانن (Canon)، فوجیتسو (Fujitsu)، اپسون (Epson) و کداک (Kodak) از معتبرترین برندهای بازار هستند که در تولید انواع اسکنر بایگانی مدارک فعالیت می‌کنند. در ادامه، در مورد هر برند توضیح کوتاهی می‌دهیم:
- اسکنرهای کانن معمولاً رزولوشن بالا و رابط کاربری ساده‌ای دارند و اغلب برای کارهای عمومی اداری و نگهداری اسناد در حجم متوسط ایده‌آل هستند.
- اسکنرهای فوجیتسو با سرعت اسکن بالا، ظرفیت بالای تغذیه و دوام استثنایی شناخته می‌شوند و انتخابی عالی برای کارهای بایگانی با حجم بالا هستند.
- اسکنرهای اپسون در تولید تصاویر با رزولوشن و دقت رنگ بالا عالی هستند و به‌ویژه برای بایگانی عکس‌ها، آثار هنری و اسناد قدیمی حساس کاربرد دارند.
- اسکنرهای کداک به‌دلیل کیفیت ساخت بالا، قابلیت اطمینان و ویژگی‌های پیشرفته خود شهرت دارند و در محیط‌های بایگانی حرفه‌ای به وفور استفاده می‌شوند.
مقایسه چند مدل مناسب اسکنر بایگانی
در ادامه به مقایسه چند مدل اسکنر آرشیو می‌پردازیم:
| ویژگی‌ها | Canon DR-M260 | Fujitsu fi-7260 | Epson DS-780N | Kodak i1440 |
| نوع اسکنر | تغذیه‌ای (ADF) | ترکیبی (ADF + Flatbed) | تغذیه‌ای (ADF) با قابلیت شبکه | تغذیه‌ای (ADF) با قابلیت شبکه |
| سرعت اسکن (A4) | 60 ppm | 60 ppm | 45 ppm | 75 ppm |
| رزولوشن اپتیکال | 600 dpi | 600 dpi | 600 dpi | 600 dpi |
| ظرفیت ADF | 80 برگ | 80 برگ | 100 برگ | 150 برگ |
| ابعاد اسکن | حداکثر A4 | حداکثر A4 | حداکثر A4 | حداکثر A3 |
| پشتیبانی از شبکه | خیر | خیر | بله (شبکه سیمی و وایرلس) | بله (شبکه سیمی) |
| صفحه نمایش | ندارد | دارد (LCD چندخطی) | دارد (صفحه نمایش لمسی) | ندارد |
| مصرف انرژی | 23 وات (حالت اسکن) / 1.4 وات (حالت خواب) | 23 وات (حالت اسکن) / 1.4 وات (حالت خواب) | 17 وات (حالت اسکن) / 1.3 وات (حالت خواب) | 63 وات (حالت اسکن) / 32 وات (حالت خواب) |
خرید بهترین اسکنر بایگانی از یگانه کالا
انتخاب یک فروشگاه مطمئن برای خرید و بررسی قیمت اسکنر بایگانی اهمیت زیادی دارد. فروشگاه اینترنتی یگانه کالا به شما امکان انتخاب دستگاه مناسب از بین مدل‌های مختلف را می‌دهد. تمامی محصولات با ضمانت اصالت کالا و گارانتی معتبر یگانه سرویس عرضه می‌شوند. پیشنهاد می‌کنیم از صفحه اصلی یگانه کالا دیدن کنید تا اسکنرهای متنوع و محصولات تخفیف خورده را ببینید. همچنین خدماتی مانند ارسال سریع و مشاوره رایگان قبل از خرید نیز از ویژگی‌های منحصر‌به‌فرد یگانه کالا است. برای طرخ هرگونه سوال با تیم کارشناسان ما از طریق 02122466748 تماس بگیرید.
سوالات متداول
اسکنر بایگانی چه تفاوتی با اسکنرهای اداری معمولی دارد؟
اسکنرهای بایگانی برای اسکن حجم بالای اسناد در مدت‌زمان کوتاه کاربر دارند، در حالی که اسکنرهای اداری معمولی برای کارها با حجم کم و متوسط استفاده می‌شوند.
آیا اسکنر بایگانی قابلیت تشخیص متن (OCR) دارد؟
بله، بیشتر مدل‌های حرفه‌ای اسکنرهای بایگانی به فناوری OCR مجهز هستند. این قابلیت امکان تبدیل تصاویر اسناد به متن را فراهم می‌کند.
چه نوع اسنادی را می‌توان با اسکنر بایگانی دیجیتال‌سازی کرد؟
اسکنرهای بایگانی توانایی اسکن انواع اسناد از جمله کاغذهای قدیمی، اسناد مالی، مدارک حقوقی، فرم‌های اداری، پرونده‌های پزشکی دانشگاهی و غیره را دارند.
