راهنمای خرید بهترین اسکنر اسناد و مدارک + نکات تکمیلی

تصور کنید روی میزتان حجم زیادی از پرونده‌ها و مدارک انباشته شده و برای پیداکردن یک سند خاص، ساعت‌ها زمان صرف می‌کنید. در چنین شرایطی، استفاده از اسکنر اسناد و مدارک می‌تواند به‌عنوان یک ابزار کلیدی، به نظم‌دهی، مدیریت و تسریع فرایندهای اداری شما کمک شایانی کند. در این مقاله، قصد داریم یک راهنمای جامع درباره خرید اسکنر اسناد، انواع آن، ویژگی‌ها، کاربردها، برندهای معتبر و نکات مهم نگهداری ارائه دهیم تا بتوانید بهترین انتخاب را داشته باشید و کارهای اداری خود را با سهولت بیشتری انجام دهید.

اسکنر اسناد و مدارک چیست و چه تفاوتی با مدل‌های خانگی دارد؟

اسکنر اسناد و مدارک دستگاهی است که برای دیجیتال‌سازی حجم بالایی از کاغذها، فرم‌ها و اسناد طراحی شده است. این نوع از اسکنرها بیشتر در محیط‌های حرفه‌ای مانند دفاتر اداری، سازمان‌ها، دانشگاه‌ها و بایگانی‌های رسمی مورد استفاده قرار می‌گیرند. برخلاف اسکنرهای خانگی یا عکس، دستگاه‌های اسکنر اسناد دارای سرعت بالا، ظرفیت ورودی بیشتر، قابلیت پردازش دسته‌ای اسناد و پشتیبانی از فناوری‌هایی چون OCR هستند.

مهم‌ترین کاربردهای اسکنر اسناد و مدارک

در بسیاری از سازمان‌ها، اسکنر اسناد و مدارک بخش جدایی‌ناپذیر از فرایندهای روزانه است. این دستگاه‌ها صرفاً برای دیجیتال‌سازی نبوده و برای آرشیو، امنیت و سهولت در دسترسی به اطلاعات کاربردی‌اند. از کاربردهای مهم اسکنر اسناد می‌توان به استفاده در محیط‌های زیر اشاره کرد:

بایگانی اسناد

اسکنرها با قابلیت اسکن دسته‌ای و ذخیره فایل‌ها در فرمت‌های مختلف، فرآیند بایگانی فیزیکی را به یک آرشیو دیجیتال منظم و قابل دسترسی تبدیل می‌کنند. این ویژگی به مدیران بایگانی این امکان را می‌دهد که اسناد قدیمی و حساس را بدون نگرانی از آسیب فیزیکی، به‌طور ایمن نگهداری کرده و در صورت نیاز به‌سرعت بازیابی کنند.

دفاتر اداری

در دفاتر عمومی و سازمانی، اسکنرها نقش مهمی در ثبت و پردازش اطلاعات قراردادها، مکاتبات رسمی و فرم‌های ثبت‌نامی ایفا می‌کنند. با استفاده از این دستگاه‌ها، داده‌ها به سرعت به سیستم‌های اداری منتقل شده و به شکل یک بایگانی دیجیتال منظم و قابل جستجو ذخیره می‌شوند. این امر نه تنها دسترسی به اطلاعات را ساده و سریع می‌کند، بلکه امکان پیگیری، به‌روزرسانی و مدیریت مؤثر اسناد را نیز برای مدیران فراهم می‌سازد. علاوه بر این، کاهش وابستگی به اسناد کاغذی، خطر گم‌شدن یا آسیب فیزیکی به مدارک مهم را به حداقل می‌رساند و روندهای اداری را به شکل چشمگیری تسهیل می‌کند.

بخش‌های مالی

اسناد حسابداری، فاکتورها و گزارش‌های مالی به سرعت اسکن شده و به نرم‌افزارهای مالی منتقل می‌شوند تا علاوه بر حفظ امنیت اطلاعات، دسترسی به داده‌ها نیز آسان‌تر شود. این فرایند امکان تهیه نسخه پشتیبان منظم از اسناد را نیز فراهم می‌کند، که به کاهش خطرات ناشی از از بین رفتن یا آسیب دیدن اطلاعات کمک می‌کند. بدین ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند هم کنترل بهتری بر مدارک مالی خود داشته باشند و هم فرآیندهای حسابداری و گزارش‌دهی خود را با دقت و سرعت بیشتری مدیریت کنند.

بخش‌های حقوقی

در دفاتر حقوقی، پرونده‌ها و مستندات قانونی با دقت و کیفیت بالا اسکن می‌شوند تا در مواقع نیاز به‌سرعت در دسترس باشند. این فرایند نه تنها دسترسی سریع به اسناد مهم را ممکن می‌کند، بلکه به حفظ نسخه‌های رسمی و معتبر مدارک نیز کمک می‌کند و خطر گم شدن یا آسیب دیدن اسناد فیزیکی را به حداقل می‌رساند. علاوه بر این، اسکن اسناد قانونی امکان پیگیری پرونده‌ها و مدیریت بهتر اطلاعات حقوقی را برای وکلا و کارشناسان فراهم می‌کند و کارایی دفاتر حقوقی را به شکل چشمگیری افزایش می‌دهد.

مراکز آموزشی

فرم‌های ثبت‌نام، مدارک دانش‌آموزان و گزارش‌های نمره از جمله اسنادی هستند که در مدارس و دانشگاه‌ها با کمک اسکنرهای اسناد مدیریت می‌شوند. استفاده از این دستگاه‌ها باعث افزایش بهره‌وری کارکنان اداری و کاهش خطاهای انسانی در پردازش اطلاعات دانشجویان و دانش‌آموزان می‌شود. علاوه بر این، اسکن و ذخیره دیجیتال این اسناد، امکان دسترسی سریع و سازمان‌یافته به اطلاعات را فراهم کرده و روندهای ثبت‌نام، ارزیابی و گزارش‌دهی را با دقت و سرعت بیشتری پیش می‌برد.

مزایای استفاده از اسکنر اسناد و مدارک چیست؟

به‌کارگیری اسکنر اسناد و مدارک تنها یک انتخاب فناورانه نیست و یک سرمایه‌گذاری بلندمدت برای بهینه‌سازی زمان، فضا و بهره‌وری در محیط‌های کاری به شمار می‌رود. برخی از مهم‌ترین مزیت‌های خرید اسکنر مخصوص اسناد و مدارک به شرح زیر است:

صرفه‌جویی در زمان و هزینه

به‌جای صرف ساعت‌ها وقت برای بایگانی دستی و جستجوی اسناد، استفاده از اسکنرها این امکان را فراهم می‌کند که فرآیند بایگانی در کوتاه‌ترین زمان ممکن انجام شود. علاوه بر سرعت بیشتر، بهره‌گیری از اسکنرها باعث کاهش هزینه‌های مرتبط با کاغذ، فضای فیزیکی بایگانی و نیروی انسانی نیز می‌شود. به این ترتیب، سازمان‌ها می‌توانند منابع خود را به شکل بهینه‌تری مدیریت کنند و همزمان دقت و امنیت در نگهداری اسناد را افزایش دهند.

کاهش حجم فضای فیزیکی بایگانی

با دیجیتالی شدن اسناد، فایل‌های دیجیتال جای پوشه‌ها و پرونده‌های فیزیکی را می‌گیرند و قفسه‌های بایگانی می‌توانند فضای بیشتری را به دفاتر کاری و محیط‌های کاری کوچک اختصاص دهند. این موضوع به‌ویژه برای دفاتر کوچک و شرکت‌هایی با فضای محدود اهمیت بالایی دارد، زیرا علاوه بر صرفه‌جویی در فضا، دسترسی سریع‌تر به اطلاعات و افزایش بهره‌وری کارکنان را نیز به همراه دارد. همچنین، کاهش حجم پرونده‌های فیزیکی، مدیریت سازمانی و نگهداری اسناد را ساده‌تر و ایمن‌تر می‌کند.

امکان جستجوی سریع و مدیریت بهتر اسناد با فناوری  OCR

فناوری تشخیص کاراکتر نوری (OCR) به کاربران این امکان را می‌دهد که اسناد اسکن‌شده را بر اساس محتوای متنی آن‌ها جستجو و بازیابی کنند. این قابلیت به‌طور چشمگیری بهره‌وری در محیط‌های حرفه‌ای و اداری را افزایش می‌دهد، زیرا دیگر نیازی به جستجوی دستی اسناد و صرف وقت زیاد برای یافتن اطلاعات نیست. علاوه بر این، OCR امکان یکپارچه‌سازی اسناد دیجیتال با نرم‌افزارهای مدیریت اسناد و سیستم‌های اداری را فراهم می‌کند و روندهای کاری را سریع‌تر و دقیق‌تر می‌سازد.

5 ویژگی کلیدی برای خرید اسکنر اسناد و مدارک

در زمان خرید اسکنر اسناد و مدارک باید به مشخصات کلیدی توجه ویژه‌ای داشت تا دستگاهی مناسب نیاز سازمانی انتخاب شود. برخی از این مشخصات کلیدی عبارت‌اند از:

1. سرعت اسکن (صفحه در دقیقه)

سرعت یک اسکنر یکی از مهم‌ترین شاخص‌های توان عملیاتی آن محسوب می‌شود. برای دفاتر و سازمان‌هایی که حجم کاری بالایی دارند، استفاده از دستگاه‌هایی با سرعت اسکن بین ۴۰ تا ۸۰ صفحه در دقیقه توصیه می‌شود. این میزان سرعت نه تنها زمان پردازش اسناد را کاهش می‌دهد، بلکه به کارکنان اجازه می‌دهد تا روی وظایف دیگر تمرکز کنند و بهره‌وری کل دفتر افزایش یابد. انتخاب اسکنری با سرعت مناسب، به ویژه در محیط‌های اداری پرتراکم، نقش مهمی در جریان روان کارها و مدیریت مؤثر اسناد ایفا می‌کند.

2. رزولوشن و کیفیت تصویر

دقت تصویربرداری یا رزولوشن اسکنرها معمولاً بین ۲۰۰ تا ۶۰۰ dpi متغیر است. انتخاب رزولوشن بالاتر برای مدارک رسمی، قراردادها و تصاویر با جزئیات دقیق اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا جزئیات متن و تصویر به شکل واضح و خوانا ثبت می‌شوند. استفاده از رزولوشن مناسب نه تنها کیفیت اسناد دیجیتال را تضمین می‌کند، بلکه در فرآیندهای بایگانی و جستجوی اطلاعات نیز دقت و کارایی بالاتری ایجاد می‌کند. بنابراین، هنگام خرید یا استفاده از اسکنر، توجه به رزولوشن متناسب با نوع اسناد از اهمیت بالایی برخوردار است.

3. ظرفیت ورودی کاغذ

سینی ورودی اسکنر باید توانایی نگهداری تعداد مناسبی از برگه‌ها به‌صورت هم‌زمان را داشته باشد تا فرآیند اسکن به‌صورت پیوسته و بدون توقف انجام شود. ظرفیت‌های ۵۰ تا ۱۰۰ برگ از جمله رایج‌ترین گزینه‌ها برای دفاتر و سازمان‌ها هستند. انتخاب سینی با ظرفیت مناسب، به ویژه در محیط‌هایی با حجم کاری بالا، کمک می‌کند تا سرعت و بهره‌وری اسکن افزایش یابد و نیاز به بارگذاری مکرر برگه‌ها کاهش پیدا کند. این ویژگی، یکی از نکات مهم هنگام خرید اسکنر برای استفاده حرفه‌ای است.

4. قابلیت اتصال USB شبکه   

برای استفاده در محیط‌های سازمانی، پشتیبانی از اتصال شبکه و امکان اشتراک‌گذاری اسکنر بین چند کاربر اهمیت زیادی دارد، زیرا چندین نفر می‌توانند به‌صورت همزمان به دستگاه دسترسی داشته باشند و کارهای اداری با سرعت بیشتری انجام شود. در مقابل، برای استفاده تک‌کاربره یا محیط‌های کوچک، اتصال USB معمولاً کفایت می‌کند و امکانات لازم برای اسکن روزمره را فراهم می‌آورد. انتخاب نوع اتصال مناسب، بسته به نیاز و حجم کاری سازمان، می‌تواند تاثیر مستقیم بر بهره‌وری و کارایی تیم داشته باشد.

5. سازگاری با نرم‌افزارهای مدیریت اسناد

پشتیبانی اسکنرها از نرم‌افزارهایی مانند SharePoint، DocuWare یا سیستم‌های اتوماسیون داخلی سازمان اهمیت ویژه‌ای دارد، زیرا امکان یکپارچه‌سازی اسناد دیجیتال با جریان‌های کاری موجود را فراهم می‌کند. برخی اسکنرها حتی دارای افزونه‌هایی برای اتصال مستقیم به این نرم‌افزارها هستند که فرآیند انتقال و ذخیره‌سازی اسناد را ساده‌تر و سریع‌تر می‌کند. این قابلیت به ویژه در محیط‌های حرفه‌ای و سازمانی که نیاز به مدیریت منظم و قابل پیگیری اسناد دارند، می‌تواند بهره‌وری و دقت کاری را به شکل قابل توجهی افزایش دهد.

قطعات اصلی و عملکرد آن‌ها در اسکنر اسناد

اسکنرهای اسناد از قطعات مختلفی تشکیل شده‌اند که هر یک نقش مهمی در کیفیت، سرعت و دوام دستگاه دارند. آشنایی با این قطعات به شما کمک می‌کند هنگام خرید و نگهداری، تصمیم بهتری بگیرید. مهم‌ترین قطعات عبارت‌اند از:

• ADF (Automatic Document Feeder / فیدر خودکار): مسئول تغذیه صفحات به صورت پیوسته است و سرعت اسکن را افزایش می‌دهد.

• غلطک‌ها و پدهای تغذیه: برگه‌ها را به درستی وارد دستگاه می‌کنند. سلامت این قطعات برای جلوگیری از گیر کردن کاغذ و آسیب به اسناد حیاتی است.

• سنسورهای تصویر و اسکن: کیفیت تصویر و رزولوشن نهایی به دقت و عملکرد این سنسورها بستگی دارد.

• اپتیک و لنز: مسئول شفافیت و وضوح تصاویر دیجیتال هستند و برای اسناد حساس اهمیت بالایی دارند.

• پردازنده و حافظه داخلی: سرعت پردازش و حجم کاری روزانه را تعیین می‌کند. دستگاه‌هایی با پردازنده سریع و حافظه مناسب، توانایی اسکن تعداد زیادی سند بدون توقف را دارند.

• صفحه نمایش و رابط کاربری: آسانی استفاده و انتخاب تنظیمات مناسب، به تجربه کاربری بهتر کمک می‌کند.

با نگهداری درست این قطعات، طول عمر اسکنر افزایش یافته و کیفیت اسکن همیشه در سطح مطلوب باقی می‌ماند. همچنین آگاهی از عملکرد هر قطعه، شما را در انتخاب دستگاه متناسب با نیازهای سازمانی راهنمایی می‌کند.

معرفی برندهای معتبر و مدل‌های پرفروش اسکنر اسناد و مدارک

در بازار ایران برندهای معتبری در زمینه اسکنر اسناد و مدارک فعال هستند که نیازهای متنوع سازمان‌ها را پوشش می‌دهند. از جمله برندهای شناخته‌شده می‌توان به کداک (Kodak)، فوجیتسو (Fujitsu)، کانن (Canon)، اچ‌پی (HP) و اپسون (Epson) اشاره کرد که هر یک محصولات متنوعی با قابلیت‌های تخصصی برای مصارف اداری و حرفه‌ای عرضه کرده‌اند.

کداک  (Kodak)

برند کداک به‌عنوان یکی از پیشتازان صنعت اسکنرهای اسناد و مدارک شناخته می‌شود که تمرکز ویژه‌ای بر کیفیت ساخت، دوام بالا و فناوری‌های نوین دارد. دستگاه‌های کداک با سرعت عملکرد فوق‌العاده و قابلیت‌های پیشرفته‌ای مانند فیدر خودکار و فناوری OCR، مناسب محیط‌های اداری با حجم کاری بالا هستند. این برند به‌دلیل ارائه راهکارهای کارآمد و قابلیت اتصال شبکه، در میان سازمان‌ها و شرکت‌های بزرگ بسیار محبوب است. برخی از مدل‌های پرفروش کدام عبارت‌اند از:

• KODAK S3060f

یک اسکنر با سرعت بالا و ظرفیت ورودی زیاد است که به‌ویژه برای دفاتر بزرگ و سازمان‌هایی با حجم کاری بالا مناسب می‌باشد. این دستگاه به فناوری OCR پیشرفته مجهز است و قادر است اسکن دسته‌ای اسناد را با دقت و سرعت بسیار بالا انجام دهد. استفاده از این مدل، علاوه بر صرفه‌جویی در زمان، امکان مدیریت مؤثر اسناد دیجیتال و دسترسی سریع به اطلاعات را نیز فراهم می‌کند، که برای محیط‌های کاری پرمشغله و نیازمند بهره‌وری بالا اهمیت ویژه‌ای دارد.

• KODAK i2420

یک اسکنر با طراحی جمع‌وجور است که قابلیت پردازش انواع اسناد را دارد و به‌ویژه برای دفاتر با محدودیت فضا مناسب است. این مدل از ورودی چندصفحه‌ای (ADF) و نرم‌افزار مدیریت فایل پیشرفته پشتیبانی می‌کند، که امکان اسکن سریع و سازمان‌دهی مؤثر اسناد را فراهم می‌آورد. استفاده از KODAK i2420 به دفاتر کوچک اجازه می‌دهد تا با وجود فضای محدود، عملکرد حرفه‌ای و بهره‌وری بالا در مدیریت اسناد دیجیتال داشته باشند و فرآیندهای کاری خود را با دقت و سرعت بیشتری انجام دهند.

• اسکنری با کیفیت تصویربرداری فوق‌العاده است که به‌ویژه برای استفاده در واحدهای مالی، حسابداری و حقوقی مناسب می‌باشد. این دستگاه از اتصال به شبکه داخلی پشتیبانی می‌کند و امکان کار گروهی و دسترسی هم‌زمان چند کاربر به اسکنر را فراهم می‌آورد. استفاده از KODAK i2600 به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا اسناد حساس و با جزئیات بالا را با دقت و سرعت اسکن کنند و همزمان بهره‌وری تیمی و مدیریت منظم اسناد دیجیتال را بهبود ببخشند.

• KODAK i2400

یک راهکار اقتصادی و کارآمد برای دفاتر کوچک و متوسط است. این مدل با قابلیت اسکن مداوم و سیستم تغذیه خودکار (ADF)، گزینه‌ای قابل اتکا برای محیط‌هایی با حجم اسکن متوسط به شمار می‌رود. استفاده از این اسکنر به دفاتر کوچک و متوسط امکان می‌دهد تا اسناد روزمره خود را با سرعت و دقت مناسب دیجیتال‌سازی کنند و همزمان بهره‌وری کارکنان و مدیریت سازمان‌یافته اسناد را افزایش دهند.

فوجیتسو (Fujitsu)

برند فوجیتسو یکی از پیشگامان تولید اسکنرهای حرفه‌ای است که با تمرکز بر دوام، دقت بالا و عملکرد پایدار، محبوبیت زیادی در محیط‌های اداری و سازمانی دارد. محصولات این برند با فناوری‌های پیشرفته و طراحی کاربرپسند، پاسخگوی نیازهای مختلف اسکن حجم بالا و اسناد حساس هستند. فوجیتسو به‌عنوان یک گزینه قابل اعتماد برای دفاتر با حجم کاری متوسط تا بالا شناخته می‌شود. دو مدل از بهترین اسکنر برای مدارک اداری از این برند عبارت‌اند از:

• FUJITSU FI-7260

یک اسکنر ترکیبی از فیدر خودکار (ADF) و صفحه تخت است که امکان پردازش اسناد حساس و ضخیم را فراهم می‌کند. این مدل به‌ویژه برای آرشیو دقیق و محیط‌هایی که نیاز به دقت بالای اسکن دارند مناسب است. استفاده از FUJITSU FI-7260 به سازمان‌ها امکان می‌دهد تا اسناد مهم و با جزئیات دقیق را بدون نگرانی از آسیب دیدن حفظ کنند و همزمان فرآیند دیجیتال‌سازی اسناد را با سرعت و کیفیت بالا انجام دهند.

• FUJITSU FI-6230

FUJITSU FI-6230 اسکنری است که با تنظیمات دقیق برای اسکن رنگی و سیاه‌وسفید، کیفیتی یکنواخت و قابل اعتماد ارائه می‌دهد. این مدل به‌ویژه برای دفاتر متوسط تا بزرگ مناسب است و امکان پردازش اسناد با سرعت و دقت بالا را فراهم می‌کند. استفاده از FUJITSU FI-6230 به سازمان‌ها کمک می‌کند تا اسناد روزمره و مهم خود را به‌صورت حرفه‌ای دیجیتال‌سازی کنند و همزمان بهره‌وری کارکنان و مدیریت مؤثر اسناد افزایش یابد.

نکاتی برای نگهداری و افزایش طول عمر دستگاه اسکنر

با توجه به قیمت و اهمیت اسکنرهای اسناد و مدارک، رعایت نکات نگهداری می‌تواند عملکرد پایدار و طول عمر مفید دستگاه را تضمین کند و از بروز مشکلات ناگهانی جلوگیری کند. در اینجا چند توصیه عملی و روزمره برای دفاتر ارائه می‌کنیم:

• تمیز کردن منظم غلطک‌ها و سنسورها: گردوغبار و لکه‌ها روی این قطعات می‌تواند باعث کاهش کیفیت اسکن یا گیر کردن کاغذ شود. یک برنامه هفتگی برای تمیزکاری می‌تواند مشکلات بعدی را به حداقل برساند.

• استفاده از محافظ برق یا UPS: نوسانات برق یکی از عوامل اصلی خرابی سخت‌افزاری است. محافظ برق مناسب، سرمایه‌گذاری شما را حفظ می‌کند.

• تعویض دوره‌ای قطعات مصرفی: غلطک‌ها و پدهای تغذیه پس از مدتی نیاز به تعویض دارند. با پیگیری زمان‌بندی دفترچه راهنما، از توقف‌های ناگهانی جلوگیری کنید.

• بروزرسانی نرم‌افزار و درایورها: با نصب آخرین نسخه نرم‌افزار و درایورها، سرعت و کیفیت اسکن افزایش پیدا می‌کند و بسیاری از مشکلات نرم‌افزاری رفع می‌شوند.

• استراحت کوتاه بین اسکن‌ها: حتی اسکنرهای حرفه‌ای هم برای دفاتر با حجم کاری متوسط نیاز به وقفه دارند تا از داغ شدن بیش از حد جلوگیری شود.

با رعایت این نکات ساده، اسکنر شما همیشه آماده و با کیفیت بالا کار می‌کند و هزینه‌های تعمیر و نگهداری کاهش می‌یابد. علاوه بر این، تیم دفتر شما می‌تواند با اعتماد به دستگاه و سرعت بیشتر، فرآیندهای بایگانی و مدیریت اسناد را به شکل مؤثرتر انجام دهد.

خدمات فروش و پشتیبانی فروشگاه یگانه‌کالا در زمینه اسکنرهای اسناد و مدارک

برای تهیه اسکنر اسناد و مدارک، خرید از نمایندگی‌های رسمی و فروشگاه‌های معتبر از اهمیت بالایی برخوردار است؛ چرا که تضمین اصالت کالا، گارانتی رسمی و خدمات پس از فروش را فراهم می‌کنند. فروشگاه یگانه ‌کالا با ارائه انواع اسکنرهای معتبر مانند کداک و فوجیتسو، خدماتی نظیر مشاوره خرید، نصب، سرویس دوره‌ای و تعمیرات تخصصی را در اختیار خریداران قرار می‌دهد.

نتیجه‌گیری

اسکنرهای اسناد و مدارک نقش کلیدی در نظم‌بخشی، صرفه‌جویی و افزایش بهره‌وری در محیط‌های سازمانی دارند. انتخاب دستگاه مناسب متناسب با نیازهای هر مجموعه، به عملکرد بهتر سازمان کمک می‌کند و از طرفی عمر مفید تجهیزات را نیز افزایش می‌دهد. برای آشنایی با مدل‌های متنوع، مقایسه قیمت اسکنر اسناد و مدارک و دریافت مشاوره تخصصی، به صفحه محصولات یگانه ‌کالا مراجعه کرده و یا با کارشناسان ما در تماس باشید.

سؤالات متداول

۱. برای دفتر ما چه نوع اسکنری مناسب است؟

این موضوع کاملاً به حجم کاری‌تان بستگی دارد. اگر روزانه فقط چند صدبرگ اسکن می‌کنید، مدل‌های میان‌رده برایتان کفایت خواهند کرد. اما اگر با بایگانی‌های حجیم یا گردش اسناد بالا طرف هستید، پیشنهاد می‌شود به سراغ اسکنرهای حرفه‌ای و پرسرعت بروید تا بدون توقف به کار خود ادامه دهید.

۲. آیا اسکنرهای اداری نیاز به سرویس و نگهداری خاص دارند؟

بله درست مثل هر تجهیز اداری دیگری. اگر دستگاه به‌موقع تمیز و سرویس شود، کیفیت اسکن همیشه ثابت می‌ماند و احتمال گیرکردن کاغذ یا افت سرعت هم کم می‌شود. معمولاً کافی است هر چند ماه یک‌بار غلتک‌ها تمیز شوند و در صورت نیاز قطعات مصرفی تعویض شوند.

۳. آیا لازم است اسکنری بخرم که قابلیت OCR داشته باشد؟

اگر قصد دارید بعداً سندها قابل‌جستجو باشند یا اطلاعات از روی آن‌ها استخراج شود، OCR یک قابلیت ضروری است. این ویژگی، متن اسناد را تشخیص می‌دهد و جستجو را بسیار سریع‌تر می‌کند. برای بایگانی سازمانی یا اداری، داشتن OCR تقریباً یک مزیت واجب محسوب می‌شود.

۴. چه برندی برای اسکن اسناد بهتر است؟

اگر به دنبال اسکنرهای حرفه‌ای و بادوام هستید، کداک و فوجیتسو جزو انتخاب‌های مطمئن هستند. این برندها برای حجم‌ بالای کاری طراحی شده‌اند و در محیط‌های اداری بهترین عملکرد را دارند. برای کارهای سبک‌تر، برندهایی مثل کانن یا اپسون هم گزینه‌های خوبی هستند.

۵. آیا خرید اسکنر با گارانتی معتبر ضروری است؟

کاملاً ضروری است. اسکنرها قطعات مکانیکی و حساس دارند و در صورت خرابی، هزینه تعمیر آن‌ها می‌تواند بالا باشد. گارانتی معتبر خیال شما را از بابت اصالت کالا، سرویس دوره‌ای و تعمیرات تخصصی راحت می‌کند و در بلندمدت از هزینه‌های اضافی جلوگیری می‌کند.