اسکنر اسنادی چیست؟ ویژگی‌ها، کاربرد و نکات مهم در خرید

اسکنر اسنادی ابزاری کاربردی برای مشاغل و افرادی است که به دنبال ساده‌سازی مدیریت اسناد و مدارک خود هستند. اگر به‌دنبال این هستید تا کاغذبازی‌های رایج اداری را به فرآیند دیجیتالی‌سازی اسناد تبدیل کنید، اسکنر مناسب می‌تواند به شما در صرفه‌جویی در زمان و افزایش بهره‌وری کمک کند. در این بررسی به طور کامل در مورد ویژگی‌ها، انواع و کاربردهای اسکنر اسنادی صحبت می‌کنیم.

اسکنر اسنادی چیست؟

اسکنر اسنادی (Document Scanner) مدارک کاغذی را به فایل‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند. مکانیزم عمل اسکنر بایگانی بر پایه تابش نور به سطح سند و دریافت بازتاب آن توسط حسگرهای نوری CCD یا CIS است. در این فرآیند، سند از طریق تغذیه‌کننده خودکار (ADF) وارد دستگاه می‌شود و در مسیر حرکت، نور به سطح آن تابیده می‌شود.

حسگرها بازتاب نور از نقاط مختلف سند را دریافت کرده و آن را به سیگنال‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند. سپس پردازنده داخلی دستگاه با استفاده از نرم‌افزار اسکن، تصویر نهایی را بازسازی و در قالب فایل‌های دیجیتال مانند PDF یا JPEG در کامپیوتر با فضای ابری (Cloud) ذخیره می‌کند.

اهمیت استفاده از اسکنر اسنادی

از آنجایی که شرکت‌ها و افراد، فایل‌ها را برای نگهداری به فرمت‌های دیجیتال تبدیل می‌کنند، اسکنرهای اسناد نقش اساسی در این موضوع ایفا می‌کنند. یک سیستم بایگانی دیجیتالی با استفاده از اسکنر می‌تواند در زمان شما صرفه‌جویی کند. به این ترتیب، شما می‌توانید بلافاصله به اسناد دسترسی داشته باشید تا اینکه زمان زیادی را صرف پیدا کردن یک سند خاص در کشو یا پوشه کنید!

ذخیره اسناد به صورت الکترونیکی به شما کمک می‌کند تا اطلاعات حساس را از افتادن به دست افراد نادرست امین نگه دارید. اسناد کاغذی را می‌توان به راحتی تغییر داد یا حذف کرد؛ در حالی که اسناد دیجیتال با امضای دیجیتال رمزگذاری شده غیرقابل دستکاری هستند. این موضوع از آسیب فیزیکی به اسناد جلوگیری می‌کند. همچنین اسناد کاغذی به راحتی در آتش‌سوزی یا بلایای طبیعی از بین می‌روند؛ اما اسناد دیجیتالی را می‌توانید با استفاده از یک سرویس پشتیبان‌گیری ابری محافظت کنید و در مواقع اضطراری به راحتی به آنها دسترسی داشته باشید.

شما می‌توانید اسناد را به راحتی به اشتراک بگذارید. اگر مرتباً اسناد را ارسال و دریافت می‌کنید، یک اسکنر می‌تواند این فرآیند را برای شما ساده ‌کند. با اسناد دیجیتالی می‌توانید مدارک حساس و مهم را ارسال و به سرعت دریافت کنید. درنهایت، اعضای تیم شما می‌تواند روی اسناد در یک زمان کار کنند. ذخیره اسناد به صورت آنلاین، ارتباط با افراد دیگر را آسان‌تر می‌کند. درحقیقت، کل تیم می‌تواند یک سند را از راه دور ویرایش کند.

انواع اسکنر اسنادی

در جدول زیر می‌توانید اسکنر مخصوص اسناد را مشاهده کنید:

در ادامه به دو نوع رایج اسکنرهای اسنادی اشاره می‌کنیم:

اسکنر فلت‌بد

مواقعی وجود دارند که نمی‌توانید یا نمی‌خواهید اسناد را خم یا تا کنید؛ در این مواقع است که یک اسکنر فلت‌بد یا تخت به کار می‌آید. این اسکنر یک سطح شیشه‌ای بزرگ دارد که می‌توانید برای سهولت اسکن، سند خود را روی آن قرار دهید. این دستگاه برای اسکن کتاب یا مجله، مطالب صحافی شده (مانند گزارش‌ها)، عکس یا سایر اسناد شکننده عالی است.

اسکنر شیت‌فد

اگر روزانه چندین صفحه سند را برای کار اسکن می‌کنید، اسکنر شیت‌فد انتخاب خوبی است. اکثر این اسکنرها تغذیه‌کننده خودکار سند (ADF) دارند که به شما امکان می‌دهند همه کاغذها را روی سینی قرار دهید و اسکنر کار را برای شما انجام می‌دهد. بسیاری از این دستگاه‌ها قابلیت اسکن دو طرفه را نیز دارند. به دلیل این ویژگی‌های پیشرفته، اسکنر شیت‌فدرایج‌ترین اسکنر مورد استفاده در دفاتر اداری و بایگانی‌هاست.

کاربردهای رایج اسکنر اسنادی

کاربردهای اسکنر آرشیو اسناد عمدتاً در دیجیتال‌سازی اسناد و بهبود مدیریت اطلاعات است. این دستگاه‌ها امکان تبدیل اسناد کاغذی به فرمت دیجیتال با سرعت و دقت بالا را فراهم می‌کنند و برای اتوماسیون اداری، بایگانی الکترونیکی، ارسال سریع مدارک و پردازش فرم‌های پر شده کاربرد دارند.

استفاده از اسکنر بایگانی باعث کاهش حجم پرونده‌های فیزیکی، دسترسی سریع به اطلاعات و افزایش امنیت مدارک مهم می‌شود. در صنایع و کسب‌وکارها، اسکنرهای اسنادی در بانک‌ها و مؤسسات مالی، دفاتر حقوقی و وکالت، ادارات دولتی، مراکز آموزشی و دانشگاه‌ها، شرکت‌های بیمه و مراکز پزشکی و درمانی کاربرد فراوانی دارند.

صنایع فوق با حجم بالای اسناد و مدارک دست و پنجه نرم می‌کنند و به‌همین‌دلیل، نیازمند دیجیتال‌سازی سریع و دقیق هستند تا فرآیندهای کاری خود را بهینه کرده و دسترسی آسان به اطلاعات را برای کارکنان فراهم کنند.

نکات مهم در خرید اسکنر اسنادی

وقتی در بازار به دنبال یک اسکنر جدید هستید، بسیاری از خریداران در درجه اول به سرعت و حداکثر رزولوشن توجه می‌کنند؛ بدین دلیل که این موارد مهمترین ویژگی‌های اسکنرها هستند و اغلب همه آنها را می‌شناسند. یک اسکنر سطح مبتدی که قادر به انجام ۸ صفحه در دقیقه باشد، برای استفاده خانگی یا اسکن گاه به گاه کافی است. اگر اسکنر برای شرکت و کارهای متوسط و سنگین در نظر دارید، سرعت ۱۸۰ تصویر در دقیقه با داشتن قابلیت تغذیه‌کننده خودکار گزینه مناسبی است.

رزولوشن تعداد پیکسل‌هایی است که حسگر دستگاه می‌تواند در هر اینچ مربع از سطح سند تشخیص دهد. کیفیت سند اسکن شده بر اساس نقاط در هر اینچ یا DPI ندازه‌گیری می‌شود. به‌طورکلی، هرچه DPI بالاتر باشد، کیفیت اسکن بهتر است. اسکنرهای پیشرفته اداری می‌توانند کیفیت چشمگیر ۶۰۰ DPI را ارائه می‌دهند. مورد بعدی، اندازه کاغذ است. برخی از اسکنرها تنها کاغذ در اندازه A4 را اسکن می‌کنند، اما بعضی دیگر، اسناد با اندازه‌های مختلف را نیز پوشش می‌دهند.

درست مانند پرینترها، باید تصمیم بگیرید که چه چیزی را اسکن خواهید کرد و آیا به اسکن رنگی اسناد نیاز دارید یا اسکن سیاه و سفید کافی است. اسکنرهای سیاه و سفید برای اسکن اسناد متنی عالی هستند. اسکنرهای رنگی گران‌تر از اسکنرهای سیاه و سفید هستند، اما برای چاپ عکس و اسناد رنگی گزینه بهتری خواهند بود. در نهایت، قیمت اسکنر اسنادی را بررسی کنید تا در نهایت محصول مناسب را مطابق با بودجه خود بخرید.

انتخاب بهترین اسکنر برای بایگانی از نظر برند

برندهای مطرحی مانند فوجیستو (Fujitsu)، کداک (Kodak)، کانن (Canon)، اپسون (Epson) و اچ پی (HP) در زمینه تولید اسکنرهای اسنادی و بایگانی تخصص دارند. این برندها مدل‌هایی با سرعت بالا، دقت اسکن عالی و قابلیت‌های پیشرفته مانند اسکن دوطرفه، تصحیح خودکار تصویر و فناوری OCR ارائه می‌دهند.

در میان همه برندها، اسکنر فوجیتسو و اسکنر کداک به دلیل عملکرد قوی و طول عمر بالا در محیط‌های اداری، یکی از محبوب‌ترین گزینه‌ها محسوب می‌شود؛ در حالی که کانن و اپسون برای دفاتر کوچک و متوسط گزینه‌ای مناسب هستند.

خرید اسکن اسنادی از فروشگاه اینترنتی یگانه کالا

اسکنر اسنادی ابزاری عالی برای ساده‌سازی مدیریت اسناد و بهبود بهره‌وری است. با درک ویژگی‌ها، انواع و کاربردهای اسکنرها، می‌توانید دستگاهی را انتخاب کنید که کاملاً متناسب با نیازهای شما باشد. برای خرید انواع اسکنر از برندهای معتبر می‌توانید از سایت یگانه کالا اقدام کنید. تمامی محصولات ما با ضمانت اصالت کالا و گارانتی معتبر یگانه سرویس عرضه می‌شوند. برای کسب اطلاعات بیشتر با تیم کارشناسان ما تماس بگیرید.

سوالات متداول

تفاوت اسکنر اسنادی با اسکنر معمولی چیست؟

اسکنر بایگانی برای اسکن حجم زیادی از برگه‌ها در زمان کوتاه طراحی شده و معمولاً دارای تغذیه‌کننده خودکار (ADF) است، در حالی که اسکنر معمولی برای کارهای سبک و تک‌صفحه‌ای کاربرد دارد.

اسکنر اداری برای چه نوع مشاغلی مناسب است؟

این دستگاه برای مشاغلی مانند بانک‌ها، شرکت‌های بیمه، ادارات دولتی، دفاتر حقوقی و مراکز درمانی بسیار مناسب است، جایی که نیاز به اسکن و آرشیو سریع اسناد زیاد وجود دارد.

آیا اسکنرهای اسنادی می‌توانند متن را شناسایی کنند؟

بله، بسیاری از مدل‌های جدید دارای فناوری تشخیص نوری حروف (OCR) هستند که متن چاپی را به فایل قابل جست‌وجو و ویرایش تبدیل می‌کند.